CAPITULO 5: ORGANIGRAMAS

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CONCEPTO, OBJETO Y UTILIDAD

Se denomina organigrama a la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la cual se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.

El objeto de utilizar esta herramienta en la empresa es debido a que los organigramas son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir, en forma gráfica y objetiva, la composición de una organización.

La utilidad de los organigramas se hace evidente en que:

- Proporcionan una imagen formal de la organización

- Constituyen una fuente de consulta oficial

- Facilitan el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía

- Representan un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.

CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN

CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS

Por su naturaleza

Microadministrativos

Son aquellos que corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global

o a alguna de las unidades que la conforman.

Macroadministrativos


Involucran más de una organización.

Mesoadministrativos

Contemplan todo un sector administrativo o a dos o más organizaciones de un mismo sector.

Por su ámbito

Generales

Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características.

Específicos

Muestran, en forma particular, la estructura de una unidad administrativa o área de la organización.

Por su contenido

Integrales

Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus relaciones  de  jerarquía o dependencia. 

Funcionales

Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades incluidas en el gráfico.

De puestos, plazas y unidades

Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas.

Por su presentación

Verticales

Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo, a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización.

Horizontales

Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo.

Mixtos

Presenta combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda su uso en organizaciones con un gran número de unidades en la base.

De bloque

Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios más reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas ubicadas en los últimos niveles jerárquicos seleccionados para el gráfico.

DISEÑO DE ORGANIGRAMAS

En el diseño de organigramas es importante tener en cuenta los dos elementos básicos que se utilizan en ellos:

• figuras 
• lineas de conexión

Figuras

Forma y dimensión

Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Además, en función de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, así como utilizar rectángulos para representar las unidades

Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones semejantes.

Colocación de las figuras

La disposición de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación.

Primer nivel: Asamblea de accionistas

Segundo nivel: Consejo de administración

Tercer nivel: Dirección General

Cuarto nivel: Subdirección o gerencia general

Quinto nivel: Dirección o gerencia divisional

Sexto nivel: Departamento

Séptimo nivel: Oficina o área operativa 

Líneas de conexión 

Para mostrar los diferentes tipos de relaciones que se presentan en una estructura de organización se emplean líneas, las cuales son:

Relación lineal 

Es aquella en que la transmisión de la autoridad y responsabilidad correlativas a través de una sola línea, establece una relación de subordinación entre las diversas unidades. Se representa con una línea de trazo continuo.

Relación de autoridad funcional

Representa la relación de mando especializado, no de la dependencia jerárquica. La autoridad funcional puede existir en forma paralela a la autoridad de línea, o entre un órgano especializado y los subordinados de otras unidades de línea. Se representa con líneas cortas de trazo discontinuo.

Relación de asesoría

Es aquella que existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos especializados a unidades de línea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo cuentan con una autoridad técnica derivada de su preparación o experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de línea las medidas o criterios para resolver un asunto pero no para transmitírselas como órdenes.

Existen dos tipos de relación de asesoría:

Relación de asesoría interna

Es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la estructura organizacional, a los órganos de línea. Su ubicación en el organigrama se representa por medio de líneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea de mando de Ja unidad a la cual se adscriben.

Relación de asesoría externa

Es la que suministran unidades asesoras a los órganos de línea, que aunque forman parte del gráfico de la organización, desempeñan sus funciones en forma índependiente de ésta. Su colocación en el organigrama se hace a través de líneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad de l la cual dependen jerárquicamente. 

Relación de coordinación

Es aquella que tiene por objeto relacionar a diferentes unidades, destacando la interacción que debe existir en función del desarrollo de las funciones que tienen encomendadas. Se representa por medio de líneas largas de trazo discontinuo, que salen y entran por la parte inferior de las figuras.

Relación con órganos desconcentrados

Los órganos desconcentrados se colocan en el último nivel del organigrama Se separan con una línea de eje para establecer su distinción.

  

Relación con comisiones

lntersecretariales

Este tipo de mecanismo se integra con representantes de diferentes instituciones oficiales. Se representan con líneas discontinuas, con separaciones amplias, tanto en la conexión como en la figura.

Comisiones internas

Se incluyen en el organigrama, en dependencia jerárquica directa del órgano rector. Se representan con líneas discontinuas, con separaciones cortas, tanto en la conexión como en la figura.

BIBLIOGRAFÍA

- Organización de Empresas: Análisis, diseño y estructura, Enrique Benjamín Franklin, Editorial McGraw Hill, México 1998.