En su calidad de instrumentos administrativos, estos recursos compendian en forma ordenada y detallada las operaciones que efectúan los órganos que intervienen en ellos los
formatos que utilizan, así como los métodos e instrumentos de trabajo con que determinan responsabilidades
en la ejecución, control y evaluación de sus acciones
Vale la pena señalar que contar con ellos abre una perspectiva real para una adecuada coordinación y un flujo eficiente de la información.
SÍMBOLOS USADOS EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico incoherente o no convencional transmite un mensaje deformado o ineficaz para comprender el proceso que se pretende estudiar. Por
ello surge la necesidad
de admitir determinados símbolos a los que se les confiere un significado
preciso y convenir también en determinadas reglas
en cuanto a su aplicación.
Los símbolos utilizados internacionalmente son elaborados por:
American Society of Mechanical Engineers -ASME-, que ha
desarrollado símbolos para áreas de producción
American National Standard Institute -ANSI-, que ha preparado simbología para representar
flujos de información del procesamiento electrónico de datos, de la cual se han adoptado algunos símbolos para diagramas de flujo administrativos
Intemational Organization for Standarization -ISO-, que ha elaborado una simbología
para apoyar el aseguramiento de la calidad a consumidores y clientes de acuerdo a la norma ISO 9000. (Ver símbolos en el Anexo 1 Instituto Alemán de
Estandarización, Deutsches Institute fur Normung -DIN-, que
ha desarrollado una simbología para la norma del proceso de información que es similar a la norma internacional ISO 5807.
Conviene indicar que la utilización de simbología IS0-9000 y DIN permite homogenizar y fortalecer sistemas de administración para garantizar la calidad de los productos.
VENTAJAS QUE OFRECE LA TÉCNICA DE DIAGRAMACIÓN
De uso
Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico. Al personal que intervendrá en los procedimientos le permite identificar y realizar correctamente sus actividades.
De aplicación .
Por la sencillez
de su representación facilita la práctica de las operaciones
De comprensión e interpretación
Puede ser comprendida por todo el personal de la organización o de otras organizaciones.
De interacción
Permite el acercamiento y mayor coordinación entre organizaciones.
Permite el acercamiento y mayor coordinación entre organizaciones.
De simbología .
Disminuye la complejidad gráfica por lo que los mismos empleados pueden proponer
ajustes a los procedimientos, utilizando los símbolos
correspondientes.
De diagramación
Se elabora en el menor tiempo
posible y no se requieren
técnicas ni plantillas
o recursos especiales de dibujo.
CLASIFICACIÓN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
Que indican sucesión de hechos
Cursograma sinóptico del proceso
Presenta
un cuadro general de la sucesión de las principales operaciones e inspecciones de un proceso, sin tener en
cuenta quién las ejecuta y en dónde se llevan a cabo.
Cursograma analítico
Muestra la trayectoria de un producto o procedimiento, señalando todos los hechos sujetos a examen mediante el símbolo que corresponda.
Por su presentación
.
Presenta los procedimientos en términos
generales con el objeto de destacar determinados aspectos. Son mucha utilidad para hacer presentaciones.
De detalle
Presenta los procedimientos en su mínima expresión. Es útil para capacitar personal, supervisar labores, etc.
Por su formato
De formato vertical
Flujo o secuencia de operaciones va de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
De formato horizontal
De formato tabular, columnar o panorámico
Presenta
en una sola carta el flujo o secuencia de las operaciones en su totalidad, correspondiendo cada puesto o unidad administrativa a una columna. Se . basa en el formato vertical y es el más recomendado, debido a que el proceso puede .
apreciarse en su totalidad con mayor facilidad.
Por su propósito
De procesos
Presenta
la secuencia de actividades dentro de un proceso. Es un diagrama enfocado
a las operaciones.
De formas .
Se ocupa fundamentalmente de los documentos o reportes con muy pocas o ninguna
descripción de las operaciones. Reseña
la secuencia de cada una de las operaciones por las que atraviesa una forma en sus diferentes
ejemplares y a través de los diferentes
puestos, desde su origen hasta su archivo.
De representación con ilustraciones y texto Muestra la secuencia de operaciones, forma de efectuarla, en dónde se hacen y para qué sirven, empleando dibujos y anotaciones que sustituyen el uso de la simbología.
RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIÓN DE SÍMBOLOS
En cuanto al dibujo No mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida. Por claridad, no debe haber más de una línea entre dos símbolos
Las líneas de unión se deben representar mediante líneas rectas;
en caso necesario
se utilizan ángulos rectos.
Para efectos de presentación,
los símbolos deben tener tamaño
uniforme, salvo el caso que se requiera
hacer resaltar alguna
situación especial.
En cuanto a su contenido
y/o uso La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada mediante frases breves y sencillas
El símbolo documento debe contener el nombre original de la forma o reporte en cuestión
Si existen varios ejemplares de un documento, el original se identifica con el dígito
|
1
|
El contenido del símbolo conector
puede ser alfabético o numérico, pero debe ser igual en los conectores de entrada y salida.
BIBLIOGRAFÍA
Organización de Empresas:
Análisis. diseño y estructura. Enrique Benjamín Franklin, Editorial McGraw Hill, México 1998.
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