Organización y Métodos

CAPÍTULO 1: LA EMPRESA Y SU ORGANIZACIÓN

Las empresas constituyen una de las invenciones más complicadas e ingeniosas que el ser humano ha inventado, nunca se puede llegar a conocerlas en su totalidad. Al igual que las personas, las empresas tienen sus características únicas, tales como recursos, objetivos, problemas, su personal, etc., así como aspectos comunes al resto, como el que todas son organizaciones sociales. De ahí la importancia del estudio de Organización y métodos.

CONCEPTOS IMPORTANTES

· ¿Qué es organizar?

La función de organizar, que entre otras definiciones significa establecer o reformar algo para lograr un fin coordinando los medios y las personas adecuadas, es imprescindible en cualquier proyecto a emprender, más aún en una empresa, es la base sobre la que se mantiene.

· ¿Qué es un proceso?

Es un conjunto ordenado de etapas concatenadas para lograr un fin determinado.

· ¿Qué es un procedimiento?

Conjunto de acciones ordenadas cronológicamente y secuenciales efectuadas para lograr un objetivo.

· ¿Qué es una operación?

División mínima del trabajo. Estas operaciones en conjunto conforman una actividad.

· ¿Qué es un método?

Forma de realizar un trabajo determinado basado en la experiencia.

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS EN LA EMPRESA: FUNCIÓN

Las empresas deben estar preparadas para adaptarse a los grandes cambios tanto económicos, tecnológicos y sociales, buscar estructuras orgánicas más dinámicas que fortalezcan la competitividad y poder incorporarse a la globalización de mercados, por lo que una mala administración puede acabarla.

Se deben encontrar mejores soluciones en los métodos de administración y dirección, así como unificar criterios entre el análisis y diseño de sistemas administrativos, con un enfoque de integración a procesos electrónicos. El área que se ocupa de lo antes mencionado, se identifica como Unidad de Organización y Métodos.

La Unidad de OyM debe lograr que el trabajo de cada persona que labora en la empresa se realice en la mejor forma y en las mejores condiciones. Esto conlleva diversas cuestiones tales como:

Clarificar la relación de supervisión y dependencia de las personas;
Mejorar la situación y disposición del puesto de trabajo de las personas;
Hacer más racional ese puesto de trabajo;
Estudiar la forma en que las personas efectúan su trabajo;
Observar los movimientos o pasos mejorables;
Eliminar los que son inútiles, incorrectos y que producen pérdidas de tiempo;
Racionalizar su proceso de trabajo;
Homogeneizar formas de trabajar de diferentes operarios que realizan el mismo trabajo;
Considerar en todo caso las cuestiones de ergonomía;
Analizar y medir tiempos de trabajo;
Establecer tiempos de procesos;
Enseñanza y formación a los operarios para mejorar su forma de trabajar.

El área de OyM tiene como objeto de su estudio los siguientes aspectos de la empresa:

Análisis de la estructura de la empresa
Análisis de las·métodos seguidos en los procesos
Mejora de los procesos
Normalización del proceso de trabajo
Racionalización de los puestos de trabajo
Estudio de tiempos y movimientos
Estandarización de los formularios utilizados.

Teniendo como alcances del área de OyM los siguientes:

La función de OyM en cualquier empresa está íntimamente ligada a su misión y a su estructura.
La función de OyM se relaciona con las personas y las herramientas que utilizan éstas para realizar su trabajo.
La labor de OyM requiere el conocimiento y utilización de una metodología de trabajo para obtener los resultados esperados.
La labor de OyM tiene injerencia en todos los niveles de la empresa: ejecutivo, gerencial, operativo y administrativo, porque analiza y establece la estructura (organización) y la forma de trabajar (procedimiento).

Podemos concluir que Organización y métodos es el conjunto de técnicas administrativas y de investigación, destinado a mejorar el funcionamiento de la empresa, a través de la estructura óptima y la racionalización de los métodos de trabajo de las personas que la componen.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL DE OYM

La empresa necesita contar con un grupo de áreas especializadas en distintas disciplinas que tengan sus responsabilidades totalmente definidas y que estas sean cumplidas a cabalidad e integren el todo que conforma la entidad.

Cada área de la empresa debe tener definida plenamente sus límites de acción, para evitar de esta forma indecisiones y debilitar responsabilidades.

Por esto se debe incorpora a la estructura un área que cumpla con las funciones de organización y que tiene como misión principal la coordinación del accionar de la empresa dentro de niveles eficientes.

Esta área organizativa de la empresa para llevar a cabo este propósito, debe manejar técnicas tradicionales para coordinar, analizar, desarrollar y documentar los sistemas de trabajo, mediante el análisis de procesos (mejora o reingeniería), análisis de formularios, de cargos y funciones (organización y estructura), análisis de sitios de trabajo, estudios de tiempos y movimientos, estudios de calidad, y cubrir además las necesidades eventuales que puedan presentarse.

¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS Y ALCANCES DE LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS?

Objetivos

Alcances de la Función.

Organización funcional del área de Organización y Métodos

Organización funcional externa

OyM generalmente funcionará en una interacción permanente con las áreas operativas de la empresa, el Área de Sistemas o Tecnología y el Área de RRHH.

En el área de Sistemas o Tecnología: en la metodología de desarrollo de sistemas que se lleve en la empresa y se formaliza a través de los trabajos directos que realizan sus Analistas o por la participación de estos en grupos de proyectos para controlar su ejecución.

En el área de RRHH: proyectos tales como reestructuración funcional de áreas, actualización del manual de organización de la empresa, evaluación de las herramientas utilizadas en un área, remodelaciones locativas, y en algunos casos estudios sobre condiciones salariales, pueden establecer también relaciones funcionales entre las dos áreas.

Organización funcional interna

La cantidad y calidad (preparación y experiencia) de los recursos de OyM y su organización dependerán de los proyectos en los cuales participe según los objetivos de la empresa. Tomando como base la participación de OyM en el proceso de sistematización, el área deberá estar dotada con recursos humanos cuya calidad garantice:

1. Una Jefatura con proyección hacia la administración de sus recursos humanos y materiales.

2. Un grupo de Analistas con preparación para:

§ Interactuar y comunicarse verbal, gráfica o textualmente con todas las personas de la organización

§ Recolectar y analizar información, racionalizar procesos y sustentar o "vender" sus recomendaciones

§ Elaborar y mantener actualizados los manuales de organización, procedimientos y de funciones

§ Diseñar técnicamente los formularios utilizados en la empresa.

Organización jerárquica

¿De quién debe depender el área de OyM?

Dependerá no sólo de sus objetivos sino también del tipo de organización jerárquica existente en cada empresa.

Normalmente la función se encuentra ubicada en una de las siguientes posibilidades:

a. Como una función dentro del Área de Sistemas. En este caso la función no siempre tiene las proyecciones y alcance hacia la racionalización de procedimientos y se desempeña más como responsable de la documentación de procedimientos operativos y técnicos.

b. Como una función del mismo nivel que el Área de Sistemas, dependiendo del mismo ejecutivo del cual depende esta última. En este caso, por lo general las dos áreas dependen del Ejecutivo Financiero y/o Administrativo de la empresa.

c. Como una función de la misma categoría que el Área de Sistemas, dependiendo de un área funcional diferente de aquella en la que se encuentra el Área de Sistemas. En este caso OyM se ubica bajo la responsabilidad del Ejecutivo de Operaciones o de RRHH

d. Como una función staff fuera de la línea, ubicada bajo la responsabilidad de un Ejecutivo que presta asistencia a la alta dirección de la empresa.

En general puede decirse que cualquiera de las ubicaciones anteriores es válida siempre y cuando se cumplan dos requisitos fundamentales:

· Que se tengan claramente definidos los objetivos y alcance del área de OyM, bien sea en el proceso de sistematización o en cualquiera de los demás tipos de proyectos en los cuales es posible su participación.

· Que se tengan definidos e implantados los mecanismos organizacionales a través de los cuales se materializará la relación funcional de OyM con las demás áreas. Estos mecanismos serán los que permitan la integración y coordinación de los recursos asignados a los proyectos de sistematización de la empresa.

Es importante resaltar que el área de OyM es de naturaleza típicamente asesora y por lo tanto su estructura funcional y ubicación jerárquica deberán permitir la atención y participación en diferentes proyectos para diferentes áreas.

La selección de los proyectos posibles y la asignación de sus prioridades deberán hacerse de manera objetiva y con criterio evitando la dedicación de sus recursos a los proyectos orientados por el área de la cual depende jerárquicamente.

Se debe tener en cuenta finalmente que la RACIONALIZACION y la COMPUTARIZACION de los procedimientos operativos de una empresa generan proyectos de la misma importancia. Por esta razón las prioridades con que éstos se acometan deberán ser decididos a nivel de comités, tales como el Comité de Sistemas o el Comité Coordinador de Proyectos, en los cuales como ya hemos dicho están representadas todas las áreas funcionales, o sea, los usuarios potenciales del soporte técnico que pueden brindar tanto OyM como el área de Sistemas.

PERSONAL DE OYM: PERFIL DEL ANALISTA DE OYM

El Analista de Organización y Métodos debe tener, entre otras, las siguientes características:

RELACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA CON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La visión más intuitiva del SI de una empresa se obtiene simplemente observando cómo la información fluye de una parte a otra de la misma, y entre ella y su entorno.

Existen flujos de información claramente observables porque corresponden a flujos físicos, ejemplo:

nuevastendenciasgerencialeslemos.blogspot.com

¿cuál es la definición de SISTEMAS DE INFORMACIÓN en relación con la empresa?

Entendemos por SI «el conjunto formal y estructurado de datos significativos y necesarios para la toma de decisiones en la operación diaria de una empresa, de acuerdo con su estrategia de negocio».

Esta definición propuesta se centra fundamentalmente en el para qué del SI, más que en el cómo o el qué. Las empresas necesitan que determinada información fluya para coordinar sus acciones operativas, y que otra información llegue a tiempo y organizada adecuadamente para que los decidores tomen sus decisiones con el máximo conocimiento de causa posible, y para que quienes tienen la responsabilidad de controlar las distintas actividades puedan hacerlo en el momento en que se detecte la primera desviación relevante entre lo previsto y lo real. Y todo ello para llevar a cabo las funciones y procesos de negocio que la empresa les ha encomendado, de manera coherente con los objetivos de la misma.

EL OBJETIVO FINAL DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS: LAS PERSONAS

El principal activo de las empresas no son los terrenos, edificios, mobiliarios, ni la tecnología. Son las PERSONAS. Por eso es importante analizar el tipo de personas que conforman la empresa y sus necesidades para comprender este recurso complejo, valioso y único.

Si mirarnos la empresa desde el punto de vista de las personas, vernos que la componen los accionistas o dueños, los administradores y empleados, y los clientes. Las necesidades que tienen cada uno de ellos son diferentes.

Comprender cada uno de ellos nos ayudará a tener en cuenta todos los componentes que hacen funcionar a la empresa, y también lo que cada uno busca de la empresa, que en cada caso es algo diferente:

Los accionistas o dueños buscan obtener una rentabilidad a la inversión que realizaron;
Los administradores y empleados buscan una retribución a cambio de su trabajo; y
Los clientes buscan recibir un buen producto o servicio a cambio del dinero que pagan por ello.

Al llegar al punto de lo que buscan estos elementos en la empresa, surge la pregunta: ¿Qué es lo que quieren las personas para trabajar mejor y producir más?

De acuerdo con el profesor Juan Antonio Pérez López, del !ESE Business School de Barcelona, las personas tienen tres tipos de necesidades básicas: necesidades materiales, cognoscitivas y afectivas.

Estas necesidades tienen a su vez diferentes tipos de elementos que las satisfacen. Esto se describe en la siguiente figura:

Como puede apreciarse, las necesidades van aumentando de complejidad y asimismo las respectivas satisfacciones son también más complejas. Sin embargo, el vínculo que generan entre la persona y la empresa es cada vez más noble y fuerte.

Las necesidades materiales, que son las más básicas (comida, vestido, casa, carro, tranquilidad para el futuro) son satisfechas con dinero, y generan una relación extrínseca con la empresa ("lo que importa es que me paguen, no me importa lo que suceda en la empresa porque aquí son un número más").

Las necesidades cognoscitivas se relacionan con la inteligencia (estudiar, aprender, conocer, adquirir experiencia, crecer como profesional) y por ello son satisfechas con capacitación, generando así una relación intrínseca ("me pagan, pero también crezco como profesional porque aprendo").

Finalmente, las necesidades afectivas se relacionan con la voluntad de la persona (dar y recibir afecto, amor familiar, ser parte de una sociedad, ser respetado por los demás) y pueden ser satisfechas con el reconocimiento y la aceptación del individuo como persona en la sociedad. La relación con la empresa es de un carácter más profundo, más trascendente ("soy leal a mi empresa porque aquí me respetan y me tratan como persona").

La función de Organización y Métodos debe tener en cuenta que su objeto de estudio es la organización y procesos de la empresa, pero que su objetivo final son las personas que forman la empresa.

BIBLIOGRAFÍA

Iniciación a la Organización y Técnica Comercial. capítulo "La Empresa y su Organización".
¿Qué puede aportar una sección o departamento de métodos de una empresa?. artículo de Manuel Díaz Aledo, Consultor de "Dyal Quality", www.gerenteweb.com.
Manual entregado en el curso "La Función de Organización y Métodos en el proceso de Sistematización", dictado por el Ing. Manuel H. Ramírez, en febrero de 1990, para el Instituto de Prácticas Bancarias.
Organización y Métodos: Un Enfoque Competitivo, Enrique Benjamín Franklin y Guillermo Gómez Ceja, Editorial McGraw Hill, Primera Edición, México 2001.
Estrategia y Sistemas de Información, Rafael Andreu, Joan E. Ricart, Joseph Valor, Editorial McGraw Hill, Segunda Edición, Madrid 1996.
Las necesidades humanas. nota técnica de la División de Investigación del lDE, Ecuador, preparada por el profesor Antonio Rodríguez.
La motivación humana, nota técnica de la División de Investigación del IDE, Ecuador, preparada por el profesor Antonio Rodríguez.