CAPITULO 4: LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

Aunque las empresas existen desde tiempos inmemoriales, su administración sólo fue objeto de estudios más profundos a partir del comienzo del siglo XX.

Frederick Taylor

El pionero fue un ingeniero norteamericano, Frederick Winslow Taylor, quien en 1911 publicó un libro llamado Principios de la Administración Científica, el cual revolucionó el escenario industrial de aquella época. Taylor estaba preocupado por el enorme desperdicio reinante en la industria norteamericana y proponía la organización racional y eficiente del trabajo mediante la racionalización de los métodos de trabajo y de la capacitación del personal.

Poco tiempo después, en Europa, el ingeniero francés Henry Fayol publicaba, en 1916, un libro llamado Administración Industrial y General, en el cual exponía sus ideas que fundamentarían la llamada Teoría Clásica de la Administración. Ambos, Taylor y Fayol, constituyen los pilares y raíces de la administración moderna y se les identifica con el pensamiento administrativo clásico.

Otros nombres relevantes en la administración moderna son: Chester Barnard, ,quien estudió la influencia de la organización empresarial sobre la administración (1948); Jay Forrester, quien estableció un modelo dinámico de las relaciones entre la empresa y el medio ambiente (1961); Alfred Chandler, que estudió las relaciones entre estructura y estrategia en la empresa (1962); y Michael Porter, que explora las  condiciones que favorecen la competitividad (1990).

RELACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN, ORGANIZACIÓN Y RACIONALIZACIÓN

Administración (del latín ad, dirección hacia, tendencia; minister, comparativo de inferioridad; el sufijo ter, subordinación u obediencia) significa una función bajo el mando de alguien, o sea, aquél que presta un servicio a otro.

La administración está constituida por el proceso administrativo, compuesto por cuatro funciones:

Planeación: es la percepción del futuro a fin de trazar el programa de acción que deberá realizarse.

Organización: es la constitución del doble organismo material y humano de la empresa.

Dirección: es el comando y la orientación para que el personal ejecute adecuadamente lo que fue planeado y organizado

Control: es la verificación de que todo ocurrió de acuerdo con lo planeado y conforme a las órdenes impartidas.

Las funciones administrativas se reparten y distribuyen proporcionalmente entre la cabeza y los miembros del cuerpo social de la empresa. Así, en la medida en que se asciende por la escala jerárquica de la empresa, aumenta la proporción de las funciones administrativas; por el contrario, en la medida en que se desciende por esta escala, disminuye la extensión de las funciones administrativas.

"Administrar es planear, organizar, dirigir y controlar"

ORIGEN HISTÓRICO DE LA ORGANIZACIÓN

La palabra organización también se utiliza para significar una unidad o entidad social, en la cual las personas interactúan para alcanzar objetivos específicos. En este sentido, la palabra organización denota cualquier esfuerzo humano moldeado y estructurado intencionalmente para alcanzar ciertos objetivos. Las empresas constituyen un ejemplo de organización social. Así, la iglesia, los ejércitos, las reparticiones públicas, los hospitales, las escuelas, las universidades, los bancos, las tiendas y el comercio constituyen ejemplos de organización.

Las organizaciones existen desde los orígenes de la humanidad: los antiguos babilonios, fenicios, caldeos, asirios, sumerios, egipcios, griegos y romanos tenían sus organizaciones. Durante siglos, las organizaciones se desarrollaron de manera lenta y gradual. Sin embargo, fue durante la Revolución Industrial, iniciada en Inglaterra en 1776, y que se extendió rápidamente por Europa y Estados Unidos, que las organizaciones y principalmente las empresas, sufrieron una brutal y rápida transformación. En el transcurso de 130 años, la Revolución Industrial provocó la sustitución de los pequeños talleres artesanales por las modernas fábricas y talleres de hoy.

ALGUNOS CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN

La organización es un proceso encaminado a obtener un fin. Fin que fue previamente definido por medio de la planeación. Organizar consiste en efectuar una . serie de actividades humanas, y después coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas actúe como una sola, para lograr un propósito común

La organización es un producto humano y como tal, nunca será perfecta, pero sí perfectible, es decir, susceptible de perfeccionarse. Toda organización debe estar encaminada a un fin. Organizar por organizar no tiene sentido.

Una definición de organización, de acuerdo con el tema, es "la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos señalados con anterioridad en la primera parte".

Todo organismo, para que pueda existir como tal, necesita de los siguientes elementos:

a)       Partes diversas entre sí: ningún organismo se forma de partes idénticas

b)      Unidad funcional: estas partes diversas tienden al mismo fin

c)      Coordinación: para lograr este mismo fin necesitan complementarse entre si, no importa que sus funciones sean diversas.

La organización es una función preejecutiva. Mediante ella, por sí misma no se logra materialmente el objetivo, sino que pone en orden los esfuerzos y se formula el armazón adecuado y la posición relativa de las actividades que se habrán de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y dispone quién debe desempeñarlas. Si los recursos necesarios para trabajar están diseminados, la organización los reunirá ordenadamente.

Organización formal

• En una forma general se puede establecer que la organización formal es un mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente.
• Si se toma en consideración que la suma total de esfuerzo de las personas cuando están organizadas será mayor a la suma de los esfuerzos individuales cuando no están organizados
• Puede establecerse que la organización es necesaria cuando dos o más personas trabajan conjuntamente.
• Cada miembro dentro de la organización formal puede contribuir en forma más eficiente con su trabajo para la consecución del objetivo primordial, si conoce específicamente cuál es el trabajo que va a administrar, quién lo va a ayudar, a quién debe reportar y qué miembros pertenecen a su grupo de trabajo.
• Elimina duplicidad de trabajo, ya que asigna a cada miembro responsabilidad, autoridad y relación de dependencia.
• Establece canales de comunicación adecuados para que las políticas establecidas lleguen hasta los niveles más bajos de la empresa. Se presenta en cartas de organización u organigramas.

Organización informal

• Se puede describir como redes de alianzas o esferas de influencia de ciertas áreas, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el organigrama formal.
• Tienen sus propias reglas y tradiciones, que nunca se consignan por escrito pero que, no obstante, se cumplen habitualmente.
• Las organizaciones de este tipo tienen sus objetivos, que pueden estar en  contraposición con los objetivos de la empresa, o bien estar de acuerdo con ellos. 
• En la planificación de organización se debe tener en cuenta estos arreglos informales de organización, poniendo sobre el organigrama formal las relaciones informales.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE ORGANIZACIÓN

Vimos que la organización constituye la segunda etapa del proceso administrativo, después de la planeación, pero antes de la dirección y el control.

Para organizar, el administrador debe basarse en los principios fund amentales de la organización. Un princi pio en administración significa una regla, un criterio, una especie de ley.

Los principios fundamentales de la organización son los siguientes:

SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN

Se acostumbra organizar y estructurar a las empresas de acuerdo con un tipo de organización empresarial previamente definido. Existen tres tipos de organización:

1. Lineal
2. Funcional 
3. Línea-staff. 

Veamos cada una de ellas:

1. Organización lineal o militar (concentra el mando)

• Concentra la autoridad en una sola persona, sea el propietario, gerente o director; en una palabra, el jefe toma todas las funciones y todas las responsabilidades del mando. De este modo, el jefe proyecta y distribuye el trabajo, y los subalternos deben ejecutarlo siguiendo estrictamente las instrucciones dadas.
• No excluye la ayuda o la cooperación de jefes subalternos; al contrario, la acepta y la aprovecha dentro de un orden jerárquico en el cual el superior va delegando en el inmediato inferior atribuciones y deberes preciso, fuera de los cuales no debe actuar el subalterno.
• Procede particularmente en instituciones como el ejército, o en centros de trabajo donde el propietario o el jefe están dotados de facultades excepcionales y pueden centralizar el mando absoluto. También las  empresas pequeñas adoptan esta organización.
• Se transmiten íntegramente por una sola línea para persona o grupo. Cada individuo obedece a un solo jefe para todos los aspectos, y únicamente a este jefe reporta.

Ventajas del Sistema

a)       Sencillo y claro

b)      No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad

c)       Se facilita la rapidez de acción

d)      Se crea una firme disciplina (cada jefe adquiere toda su autoridad, ya que para sus subordinados es el único que la posee)

e)      Es más fácil y útil en la pequeña empresa.

Desventajas del Sistema

a)       Se carece de especialización

b)      No hay flexibilidad para futuras expansiones

c)       Es muy difícil capacitar a un jefe para supervisar a todos los aspectos que deben coordinar.

d)      Se propicia la arbitrariedad del jefe porque absorbe toda la responsabilidad y autoridad.

e)      El jefe casi todo el tiempo lo dedica a aspectos de carácter secundario, dedicándole un mínimo a los asuntos de más importancia.

f)        La organización descansa muchas veces en este único jefe arbitrario, y al faltar éste, temporal o definitivamente, ocurren trastornos administrativos en el negocio.

2. Organización funcional, departamental o de Taylor (delega el mando)

• Organiza específicamente por departamentos o secciones basándose en los principios de la división de trabajo de las labores de una empresa, y aprovecha la preparación y la aptitud profesionales de los individuos en donde puedan rendir mejor fruto.
• Cada uno de los empleados superiores tiene una participación proporcional en el mando, para lo cual se le otorgan facultades y se le exigen responsabilidades precisas.
• Se impone particularmente en los grandes centros de trabajo, donde al frente de cada departamento está un jefe que tiene a su cargo una función determinada, y como superior de todos los jefes está un gerente o director que 1 coordina las labores de aquellos conforme al pensamiento o a los propósitos de la empresa.

Ventajas del sistema

a) Una de las ventajas de la estructura funcional es la de colocar cada actividad en manos de un especialista en ese campo particular. Por lo tanto, hace uso máximo del principio de la división del trabajo.

Desventajas del sistema

a)     La especialización del trabajo puede exagerarse en la base de la organización

b)     La autoridad lineal del especialista se restringe a su propio departamento

c)     Puede ser un obstáculo para el desarrollo del empleado dentro de la empresa, al ser especialista en una sola cosa.

3. Organización línea-staff

• Es un derivado del tipo de organización de linea, en cuanto cada uno de los trabajadores, empleados, vendedores, etc. rinden cuentas a un solo supervisor correspondiente en cada caso; y de la organización funcional en cuanto que existen especialistas que hacen las veces de asesores de la dirección en aspectos concretos y determinados.
• Lo anterior no quiere decir que la autoridad se comparta, puesto que única y exclusivamente los asesores ayudan con sus consejos u opiniones y no pueden dar órdenes, ya que éstas provienen de línea.
• Este sistema trata de aprovechar las ventajas y evitar las desventajas de los dos anteriores. Para ello:
• a)       De la organización lineal conserva la autoridad y responsabilidad íntegramente transmitida a través de un solo jefe para cada función
• b)      Pero esta autoridad de línea recibe asesoramiento y servicio técnico de un cuerpo de especialistas para cada función, por ejemplo, especialistas en control de calidad, especialistas en relaciones industriales, etc.

Ventajas de la estructura

Una ventaja aparente de la estructura línea-staff es que consigue una división satisfactoria del traba jo, sin sacrificar demasiados individuos en las operaciones de control. De esta manera se consigue una flexibilidad mayor en la organización.

Desventajas de la estructura

Ocasionalmente surgen dificultades en la forma de organización línea-staff. Algunos componentes del staff pueden dar sus consejos de forma que provoquen resentimientos y fricciones. Un componente de la división lineal o supervisor puede tratar de eludir responsabilidades por sus acciones poco afortunadas, delegando la culpa en el consejo recibido de los individuos encuadrados en la división del servicio.

Tipos de organismos

En la organización línea-staff hay dos tipos de organismos:

l. Organismos de línea: son los organismos directamente relacionados con los objetivos de la empresa, esto es, son los organismos que ejectan las principales tareas de la empresa. Si una empresa determinada tiene por objetivo producir y comercializar un determinado producto, los organismos de producción y de ventas serán sus organismos de línea, mientras que todos los demás organismos serán de staff.

2.  Organismos de staff: son los organismos que no están relacionados con los objetivos de la empresa. En una empresa, los organismos que no están unidos a la producción y a la comercialización serán todos de staff. Así, los organismos de finanzas y de personal serán de staff y de asesoría.

Tipos de autoridad

En la organización línea-staff hay dos tipos de autoridad:

l. Autoridad lineal: es la autoridad de mando y decisión que el jefe tiene sobre sus subordinados directos. Es una autoridad única y exclusiva, porque cada jefe es el único jefe de sus subordinados. Es la autoridad basada en la jerarquía de la empresa.

2. Autoridad Funcional: es la autoridad de especialista que un determinado jefe tiene sobre personas de otros orgarnismosos de la empresa, y que reciben autoridad lineal de sus respectivos jefes directos. Es la autoridad de prestar consultoría, recomendaciones, servicios especializados y que puede ser atendida o no por aquéllos que la reciben. Es la autoridad basada en el conocimiento.