CAPÍTULO 7: MANEJO DE FORMULARIOS

Debido al gran volumen de información que existe en toda organización, es necesario el manejo de formas para homogeneizar y racionalizar el trabajo. 

La eficacia con la que se atienden los aspectos relacionados con las formas en una institución, repercute directamente en la fluidez y precisión con que puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos relacionados con la ejecución de funciones, instalación y operación de sistemas, desarrollo de procedimientos, prestación de servicios y/o venta de productos.

OBJETO DE SU UTILIZACIÓN

DISEÑO

Al diseñar debemos hacer las siguientes reflexiones:

• Objeto:¿para qué se usará? 

• Tipo de información que contendrá.

• Origen:¿quién solicita su creación? 

• Método de llenado. 

• Proceso o procedimiento en el que se utilizará. 

• Número de copias 

• Usuario: ¿quién lo usará?

• Resultados esperados.

A continuación se presenta un ejemplo con la ubicación de los elementos de identificación en el mismo.

Algunos ejemplos de formularios:

Ejemplo de formato lineal

Ejemplo de formato de casillas

Ejemplo de formato combinado

ALTERNATIVAS PARA SU ELABORACIÓN

Offset .

Proceso a través del cual se prepara un negativo fotográfico de los originales, el cual se pasa a una placa metálica que imprime mediante una prensa

Mimeógrafo .

Proceso que emplea esténciles o plantillas hechas con máquinas, impresoras o a máquina.

Fotograbado .

Proceso en el que se utiliza una fotografía, se hace un negativo, se revela con luz y tintas en una placa metálica y se aplica un ácido para fijar la imagen.  

Computadora .

Preparación de formatos a través de equipos de cómputo, mediante programas utilitarios o programas especializados.

Formularios electrónicos 

Realizados mediante el uso de herramientas de diseño web. Requieren como elemento básico el uso del computador.

RESPONSABLES DE SU MANEJO Y CONTROL

Operativamente 

Cada una de las áreas de la empresa que utiliza formas y que está familiarizada con su contenido y uso.

En forma especializada

Pueden ser diferentes instancias relacionadas con las formas; entre otras, están las siguientes:

Nivel directivo

Aprueba los cambios y verifica la proyección de imagen institucional (Ejemplo: División de. Merchandizing)

Unidades de apoyo técnico

Área de análisis, diseño y control de cambios de formas (Ejemplo: OyM)

Unidad de administración de los recursos

Área de manejo de papelería, que cumple función de controlar, reimprimir y almacenar formas, y vigilar su reposición (Ejemplo: Proveeduría)

INSTRUMENTOS DE CONTROL

Cuestionario para el análisis de formas

Documento que contiene la relación de componentes de una forma, para analizar y evaluar su funcionalidad.

Catálogo de formas

Compendio de las formas de una organización, relacionados por unidad administrativa, tipo de forma, clave, frecuencia de uso.

Unidades de almacenamiento

Dispositivos electromagnéticos en los que se puede preservar el inventario de todas las formas. Ejemplo: disco óptico. Sirve también como respaldo para recuperación de historial de una forma.

METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DE FORMULARIOS

1. Levantamiento de información:

        a. Input (formularios pre-existentes)

        b. Output (listados, sistemas de información, estadísticas) 

2. Tabulación de datos para el formulario y extensión de campos 

3. Agrupamiento de datos 

4. Jerarquización de los grupos de datos 

5. Elaboración del bosquejo: papel, tamaño, partes, colores 

6. Diseño del arte 

7. Aprobación del arte 

8. Asignación de la clave y fecha de revisión 

9. Impresión 

10. Implantación 

11. Archivo (físico o digitalizado) de una muestra para el histórico del formulario.

TERMINOLOGÍA BÁSICA

Arte

Dibujo que la industria gráfica entrega al solicitante y que permitirá la confección del formulario.

Normalmente el solicitante realiza un dibujo (bosquejo) a mano alzada de lo que desea y es la imprenta o industria gráfica la que se encarga de realizar el diseño final de acuerdo a las medidas estándar y las posiciones requeridas.

Tamaño .

Es la medida (dimensión) del formulario. Es recomendable utilizar las indicadas por las normas INEM (ejemplo: A3, A4, AS, etc.). El diseñador debe conocer de estas medidas para efecto de ahorro de costos. Se podrán utilizar otros tamaños diferentes a los estándares pero el impacto en los costos debe ser cuantificado.

Los tamaños pueden darse en pulgadas o su equiparación en centímetros, las más utilizadas son pulgadas.

Partes .

Número de veces que se imprimirá el diseño por unidad. Esto es si un formulario se enviará a confección en un original y 2 copias, el número de partes será igual a 3. De igual forma si usted quiere 2 originales y 3 copias, el número de partes será 5

.

Gramaje .

Espesor del formulario. Existen gramajes estándares:

• Papel bond puede ser de 56, 75, 90 o 120 gramos
• Papel químico puede ser de: 54, 55, 56, 60, u 80 gramos 
• Papel copia puede es de 56 gramos aunque también existe de 36 a 45 gramos

.

Tráfico .

Leyenda que se pone en el pie del formulario, tales como "Original", "Copia 1" o "Administración Tributaria" "Departamento de Contabilidad". Cabe indicar que este debe ser utilizado solo en casos en que sea indispensable, ya que el requerirlo en la confección afecta en los costos.  

Troquel .

Perforación en línea recta que permite desprender parte del formulario. Utilizado mucho en chequeras, recibos, etc

.

Papel químico .

Papel especial que permite que la información consignada en el ori ginal, se transcriba en la copia. Es de uso delicado ya que contiene químicos especiales que reaccionan a la presión, por lo tanto su manipulación en bodega debe ser cuidadosa para que este papel no reaccione antes de ser utilizado.

Papel de seguridad 

Tiene insertado métodos que impiden su re-utilización o clonación. El papel de seguridad es muy utilizado en la confección de los cheques, los cuales requieren de ciertas características especiales para evitar la falsificación o clonación de cheques.

Estas seguridades varían de costo dependiendo de la cantidad de estas que se desee utilizar. Ejemplo:

papel marca de agua, fibrillas fluorescentes, tintas invisibles y diseños especiales.

Tramas .

Se denomina tramas a las degradaciones del color. Por ejemplo, si usted escogió el color azul para una impresión y desea hacer sombras en tonos celestes, usted deberá indicarle a la industria gráfica el porcentaje a usar del color azul. Normalmente las tramas se manejan entre el 10 y 15% del 100% del color requerido

.

Pantone .

Cartilla de colores estándar que manejan todas las industrias gráficas. El pantone clasifica los colores en números:

Los colores que tengan junto a la numeración la letra "U" son los colores a utilizarse sobre papel

Los que tengan junto a la numeración la letra "C" son los colores a utilizarse sobre cartulina o materiales similares

.

ALGUNOS CONSEJOS 

• Es posible economizar en los formularios internos
• Los formularios que se relacionan con los clientes son la imagen de la empresa. 
• Dentro de lo que se pueda, conviene automatizar los formularios, pero no exagerar
• Papel carbón no es aconsejable
• No hay que ser repetitivo en los datos que se pide. Lo importante es racionalizar.

BIBLIOGRAFÍA 

• Organización de Empresas: Análisis. diseño y estructura. Enrique Benjamín Franklin, Editorial McGraw Hill, México 1998.

• Manejo de formularios. Sonia Rosado García, documento publicado en www.monografias.com