CAPÍTULO 2: LA SISTEMATIZACIÓN OPERATIVA

ALCANCE DE LA SISTEMATIZACIÓN

La Sistematización es el proceso en el cual se organiza un sistema para lograr una mayor eficiencia en su funcionamiento. Este proceso implica:

• La identificación de los elementos que conforman el sistema,
• La definición de las leyes o principios que gobiernan las relaciones entre los elementos, 
• La implantación de los cambios necesarios para lograr la integración racional de los elementos.

El proceso de sistematización no implica obligatoriamente la creación de un nuevo sistema. Más bien, lo que se obtiene es un sistema modificado.

Desde este punto de vista debemos reconocer que la sistematización no es un concepto necesariamente asociado con la utilización de tecnologías de computación y que, por el contrario, debe entenderse en una perspectiva de mayor amplitud.

COMPUTARIZACION Y RACIONALIZACION

SEGURIDAD DE LAS OPERACIONES

Otro de los elementos que resulta seriamente afectado cuando se realiza un trabajo de organización (sistematización) sobre un sistema operativo es el elemento SEGURIDAD de la operación.

La responsabilidad por el cumplimiento de los procedimientos de control definidos para las operaciones es de la administración de la empresa y, en particular, de la administración de la unidad funcional respectiva.

Será responsabilidad de la administración también velar por que los procedimientos de control se cambien o adapten a las nuevas condiciones del sistema cuando este se organice o se sistematice.

¿Cuál es el papel de la función de Auditoria?

Su papel es el de evaluar periódicamente los controles definidos para determinar si están en su sitio, si se están cumpliendo y recomendar a la administración los cambios pertinentes cuando los controles ya no sean aplicables o suficientes como resultado de las modificaciones introducidas al sistema.

Es lógico suponer que esta función debe tornar parte activa durante el proceso de sistematización y que su participación cuando ya el nuevo sistema está listo para ser implantado, puede limitar el alcance de las evaluaciones o generar cambios cuya incorporación en el sistema resultaría muy costosa.

EL EQUIPO DE TRABAJO PARA LA SISTEMATIZACIÓN

El proceso de sistematización no le compete únicamente al Área de Sistemas, en este proceso deben tornar partido también las áreas responsables por la racionalización de los procedimientos (Organización y Métodos) y los responsables por la evaluación de suficiencia de los controles (Auditoría).

Pero, el integrante principal, el responsable por la administración del sistema operativo es el USUARIO. Es quien conoce su área, sus operaciones, sus objetivos, sus necesidades presentes y futuras. Parece estar aceptado que el usuario debe participar en el proceso, que debe "colaborar" con Sistemas para el desarrollo de los proyectos, pero el papel es más que el de un colaborador. El papel implica asumir responsabilidades y compromisos. El usuario debe ser el líder de los proyectos.

La participación del usuario se inicia desde el momento mismo en que se planea la sistematización, pues es allí en donde puede presentar los argumentos que le permitan obtener la mayor prioridad para su área en el desarrollo del plan. Si el usuario no asume este papel puede significar que, en su concepto, el sistema operativo a su cargo puede operar sin necesidad de cambios o modificaciones.

DESARROLLO DE UN PROYECTO DE SISTEMATIZACIÓN

A continuación, se presenta detalladamente la metodología para el desarrollo de un proyecto específico orientado a la sistematización de un área operativa.

La metodología expuesta es aplicable no sólo en el caso de nuevos desarrollos sino también para llevar a cabo proyectos encaminados a la modificación de sistemas que ya están en funcionamiento.

Al igual que en el caso de cualquier metodología de trabajo, la expuesta aquí deberá ser considerada como una guía y no como un propósito. Por esta razón, sus características deberán ser adaptadas a las condiciones administrativas y técnicas vigentes en la empresa en la cual vaya a ser utilizada.

Su objetivo fundamental es proporcionar un marco de referencia para la organización de las fases del proceso y la delimitación de las responsabilidades de los  recursos que participan en la ejecución de las actividades que lo componen. La metodología es fundamentalmente una herramienta para la administración del proceso de sistematización.

Disponer de una metodología para el desarrollo de un proyecto de  sistematización permite que se puedan evaluar los resultados parcia les obtenidos y adoptar oportunamente las decisiones. que se consideren viables para corregir los cursos de acción.

Descripción de las fases 

A continuación se presenta la descripción de cada una de las fases que conforman la metodología para desarrollo de un proyecto de sistematización.

Para cada una de ellas se describe:

• Su objetivo 
• Los alcances de la fase 
• Los responsables por la ejecución de la fase 
• El producto que deberá obtenerse a su conclusión, el cual deberá servir como punto de control para revisar el cumplimiento de la fase.

FASE 1 – PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO
Objetivos	-      Definición del proyecto y sus objetivos -      Identificación de los alcances del proyecto -      Justificación del proyecto -      Preparación del cronograma del proyecto
Responsables	-      Administrador del Área Operativa Grupo de Desarrollo
Producto	El producto de la fase es un documento en el cual se identifiquen los objetivos del proyecto, sus alcances y un cronograma estimado para el cumplimiento de las fases del proyecto.
Alcances	La definición del proyecto deberá hacerse en términos de los objetivos generales y específicos que se pretenden lograr con la sistematización de una determinada área operativa. El alcance del proyecto delimita el rango de acción de acuerdo con la organización funcional del área, la operación manejada y su relación con otras áreas de la empresa. La justificación del proyecto se expresa en relación a los beneficios  que se derivarán para  el área y para  la empresa como consecuencia del proyecto. Para la definición del cronograma deberá tomarse en cuenta la disponibilidad de los diferentes recursos que participarán en el proyecto (usuario directo, usuarios potenciales, Sistemas, OyM y Auditoria).

FASE 2 – ANALISIS DEL SISTEMA ACTUAL
Objetivos	El análisis del sistema operativo actual tiene como objetivo la identificación de las características del área y su operación, la identificación de los requerimientos de información y la definición de las modificaciones funcionales y operativas necesarias para satisfacer los requerimientos.
Responsables	-       Administrador del área operativa -      Organización y Métodos
Producto	Documento de Análisis del sistema actual, en el cual se identifican las características del área y su operación, requerimientos en materia de información y las recomendaciones del Analista para la racionalización de los procedimientos.
Alcances	La descripción del sistema operativo debe considerar la organización jerárquica y funcional del área y su relación con los demás sistemas operativos de la empresa. Las características de la operación incluyen: -      Tipos de transacciones de la operación -      Volúmenes de las transacciones -      Documentos fuente utilizados (clases y flujo) -      Archivos documentarios -      Registros utilizados en el sistema actual -      Información producida (tipo y destinatarios) -      Uso de la información por los destinatarios. Para la identificación de los requerimientos de información deberán tenerse en cuenta las necesidades de los diferentes niveles hoy, y las que puedan resultar para apoyar el logro de los objetivos estratégicos definidos por el área.

FASE 3 –  MODELO CONCEPTUAL (LOGICO) DEL NUEVO SISTEMA
Objetivos	Construir el modelo lógico del nuevo sistema identificando sus elementos, relaciones entre ellos y las relaciones con los demás sistemas de información que operan en la empresa.
Responsables	-       Analista de Organización y Métodos -      Analista de Sistemas -      Responsable operativo -      Usuarios potenciales del sistema -      Auditoría: identifica las situaciones peores o los puntos débiles.
Producto	Documento descriptivo del modelo y diagramas que indiquen las relaciones funcionales del área y relaciones entre los elementos de la operación (documentos fuente, estructuras de datos e información).
Alcances	El modelo lógico debe identificar el área operativa y sus relaciones con las nuevas áreas de la empresa. Identifica además las Estructuras Generales de Datos del sistema de información, la fuente de alimentación, la información que se generará y sus destinatarios. El modelo lógico debe mostrar los documentos fuente (tipo y flujo) que serán empleados para alimentar el sistema) El modelo identifica además las modificaciones funcionales y operativas en  el área o en otras áreas de la empresa. Forma parte del modelo también la arquitectura del sistema de computación que se considera necesario para el desarrollo y residencia del sistema de información.

FASE 4 –   ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Objetivos	Identificar y evaluar las alternativas disponibles para el desarrollo e implantación del modelo lógico del nuevo sistema planteado en la fase 3.
Responsables	-      Analista de Sistemas -      Analista de Organización y Métodos -      Responsable Operativo -      Auditoria: verifica  si las alternativas mencionadas son todas y si cumplen lo que se necesita.
Producto	Documento que contiene la descripción de las alternativas disponibles y su correspondiente evaluación. El documento debe recomendar la alternativa que de acuerdo con las evaluaciones sea la más factible.
Alcances	Las  alternativas  para  el  desarrollo  de  un  sistema  de información son en general: -      Desarrollo con recursos propios -      Desarrollo mediante contratación externa -      Adquisición de "paquetes" ya desarrollados -      Vinculación temporal de funcionarios En todos los casos la evaluación de las alternativas debe incluir: -      Consideraciones  técnicas -      Consideraciones operativas -      Consideraciones funcionales -      Consideraciones económicas En el caso de los "paquetes", son de particular importancia las consideraciones operativas y funcionales. Estas medirán el nivel de cambios y la posibilidad de adaptar el paquete a las condiciones del sistema operativo o viceversa.

FASE 5 –    MODELO DETALLADO (FISICO) DEL NUEVO SISTEMA
Objetivos	Construir el modelo físico o modelo detallado del nuevo sistema, el cual incluye especificaciones procedimentales y de computación. El modelo físico se prepara en toda su extensión en el caso de que la alternativa sea el desarrollo con recursos propios o mediante contratación de recursos externos.
Responsables	-      Analista de Organización y Métodos -      Analista de Sistemas Auditoría: o    Verifica que los controles convenidos estén incluidos.
Producto	Documento con las especificaciones funcionales, operativas y de computación del nuevo sistema. Este documento, junto con el modelo lógico, constituye el manual del sistema.
Alcances	El modelo físico incluye: -      Diseño de nuevos documentos fuente -      Procedimientos para elaboración de documentos -      Flujo de los documentos y puntos de archivo -      Diagrama de relación  entre archivos de programas de computación -      Diseño de archivos de datos -      Diseño de programas de computación para: o    Captura y validación de datos o    Actualización de archivos datos   y o    Generación de información por consultas o listados -      Diseño de formatos de pantalla y listados -      Frecuencias de actualización de los archivos de datos -      Procedimientos para la obtención y retención de copias de seguridad.

FASE 6 –   ELABORACIÓN DE PROGRAMAS DE COMPUTADOR
Objetivos	Diseño, codificación y prueba de los programas de computador definidos en el modelo físico del sistema.
Responsables	-      Analistas de Sistemas -      Programadores
Producto	-      Documentos con las especificaciones de diseño de cada programa -      Programas de computador debidamente probados. -      Listados de compilación de los programas
Alcances	La elaboración o codificación del programa no deberá ser realizada sin la preparación del diseño de sus especificaciones. El diseño del programa incluye: -      Propósito del programa -      Archivos utilizados -      Datos de entrada y rangos de validaciones -      Fórmulas o algoritmos utilizados -      Datos de salida -      Mensajes generados por el programa Una vez codificado, el programador responsable deberá hacer las pruebas que garanticen la funcionalidad de la lógica del programa. La función de Auditoria por su parte deberá realizar las pruebas necesarias para asegurar la incorporación y operatividad de los controles definidos.

FASE 7 –    DOCUMENTACION DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Objetivos	Diseño y producción del manual de procedimientos para administración y control del sistema operativo.
Responsables	Analista de Organización y Métodos
Producto	Manual de procedimientos operativos que incluye: -      Marco legal de la operación -      Políticas especiales para la operación -      Descripción de procedimientos (operativos y de control) para las transacciones que componen la operación -      Instrucciones para el diligenciamiento de documentos fuente -      Instrucciones para la administración de archivos documentarios
Alcances	El manual de procedimientos debe incluir la narración ordenada de los procedimientos para cada transacción. El manual incluye flujogramas de los procedimientos y de los documentos fuente en cada transacción. Para cada documento fuente se debe describir sus campos en términos del significado y características de los datos. El manual puede incluir además las instrucciones para la imputación contable de las transacciones. El manual puede incluir o no las instrucciones para el manejo del sistema de información computarizado. Cuando no lo incluye debe prepararse por separado el "Manual para operación del sistema" (manual de usuario).

FASE 8 –     PRUEBA INTEGRAL DEL NUEVO SISTEMA
Objetivos	Verificación de la funcionalidad de los procedimientos descritos en el manual y los relacionados con la operación del sistema de información automatizado.
Responsables	-      Responsable operativo -      Analista de Organización y Métodos -       Analista de Sistemas -      Auditoria
Producto	Documento que relaciona los resultados de la prueba e identifica las modificaciones que deban realizarse sobre los elementos del sistema antes de su implantación.
Alcances	La prueba integral del sistema implica que ya estén terminados tanto el manual de procedimientos como los programas de computador del sistema de información. Para la prueba deberán simularse las mismas condiciones en que operará el sistema una vez implantado. La prueba será realizada por el usuario con datos representativos de las transacciones y siguiendo las instrucciones contempladas en cada uno de los manuales del sistema. El Auditor de Sistemas debe participar en la prueba del sistema. La aprobación del usuario será la base para ordenar la impresión definitiva de los nuevos documentos fuente y de los formularios especiales de salida que utilice el sistema.

FASE 9 –      IMPLANTACION DEL NUEVO SISTEMA
Objetivos	Creación de las condiciones necesarias para la implantación del sistema y puesta en funcionamiento de los procedimientos manuales y computarizados.
Responsables	-      Responsable operativo -      Analista de Organización y Métodos -      Analista de Sistemas
Producto	-      Plan para la creación del nuevo sistema -      Documentos Administrativos que ordenen los cambios funcionales y operativos -      Plan de capacitación y entrenamiento -      Actas y listados de los datos utilizados para la creación o conversión de archivos
Alcances	El punto inicial de la fase es la preparación de un plan que indique la fecha de iniciación del nuevo sistema y el tiempo que tomará la creación de las condiciones. El plan de creación indicará además las responsabilidades para los diferentes recursos involucrados en la fase. Durante ese tiempo de preparación deben producirse: -      Cambios funcionales y operativos -      Impresión definitiva de documentos especiales -      Capacitación de todos los funcionarios del área operativa -      Creación   de  los  archivos  iniciales del  sistema  de información El esfuerzo debe dedicarse al arranque del sistema y no a mantenimiento de paralelos entre el sistema y el sistema que se modifica.

FASE 10 –      REVISION DE POST-IMPLEMENTACIÓN
Objetivos	-      Evaluación de los resultados obtenidos en el funcionamiento inicial del sistema de información -      Implantación de los ajustes requeridos -      Entrega formal del sistema al usuario
Responsables	-      Responsable operativo -      Analista de Organización y Métodos -      Analista de Sistemas
Producto	-      Documento descriptivo de los ajustes requeridos al sistema -      Documentos de evidencia de modificaciones realizadas -      Acta de entrega del sistema al usuario
Alcances	La revisión de post-implantación debe ser realizada sobre los procedimientos operativos y sobre los programas de computador implantados. Es el usuario el responsable de indicar a los Analistas de Sistemas y de OyM los problemas encontrados en el manejo y funcionamiento del sistema. La Auditoria por su parte deberá efectuar una revisión para evaluar el funcionamiento de los controles implantados en su ambiente real. La incorporación de los ajustes resultantes de la revisión se considera el punto final del desarrollo del sistema. Cualquier modificación posterior deberá ser tramitada siguiendo los procedimientos establecidos para mantenimiento de sistemas.

BIBLIOGRAFÍA

Manual entregado en el curso La Función de Organización y Métodos en el proceso de Sistematización. dictado por el Ing. Manuel H. Ramírez, en febrero de 1990, para el Instituto de Prácticas Bancarias.