CAPITULO 8: MANUALES ADMINISTRATIVOS

Para un acertado desarrollo de un organismo social se debe contar con la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Es asimismo importante contar dentro de la empresa con un área especializada en el estudio de sistemas de organización o, en su caso, utilizar los servicios de consultoría externa. 

Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la preparación de un manual de organización que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa.

Ventajas de su uso

• Un manual bien concebido tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
• Logra y mantiene un sólido plan de organización.
• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
• Facilita el estudio de los problemas de organización
• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización
• Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave
• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización
• Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones
• Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles
• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada persona
• Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos
• Sirve como una guía en el adiestramiento del nuevo personal.

Errores respecto a su uso

Clasificación básica

1. Por su naturaleza o área de aplicación

• Macroadministrativos: Son aquellos documentos que contienen información de más de una organización.

• Mesoadministrativos: Son instrumentos que involucran a todo un grupo o sector, o a dos o más de las organizaciones que lo componen.

• Microadministrativos: Son los manuales que corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.

2. Por su ámbito

• Generales: Documentos que contienen información global de una organización, atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal.

• Específicos Manuales que concentran un tipo de información en particular, ya sea unidad administrativa, área, puesto, equipos, técnicas o a una combinación de ellos. Este documento contiene información detallada del contenido de los manuales de organización y procedimientos, en virtud de que son los de uso más generalizado en las organizaciones, por lo que pueden servir de base para la preparación de toda clase de manuales administrativos.

3. Por su contenido

• De organización: Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones, organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización. También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

• De procedimientos: Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización. Todo procedimiento puede incluir la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo y control para obtener el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad. 

• De historia de la organización: Estos manuales refieren la historia de una organización, como su creación, crecimiento, logros, evolución de su estructura, situación y composición. Este tipo de conocimientos proporciona al personal una visión de la organización y su cultura, y facilita su adaptación y ambientación laboral. Además  sirve como mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones, autoridades 1 proveedores, clientes o usuarios. La información histórica enriquece a otra clase de manuales como es el caso del de organización, políticas, contenido múltiple, etc.

• De políticas: También denominado "manual de normas", este manual compendia las guías básicas que sirven como marco de actuación para la realización de acciones en una organización.

• De contenido múltiple: Manuales que concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización.

                 -  Que se considere más accesible para su consulta.
                 -  Que resulte económicamente más viable la información.
                 -  A una instrucción específica del nivel directivo 

4. Por su función especifica o área de actividad 

• De puestos: Conocido también como "manual individual" o "instructivo de trabajo", precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.

• De ventas: 
  Instructivo que integra información específica para apoyar la función de 
  ventas, tal como:}

                          - Descripción de productos y/o servicios 

                          - Mecanismos para llevarlas a cabo.

                          - Políticas de funcionamiento. 

                          - Estructura del equipo de trabajo. 

                          - Análisis ambiental. · 

                          - División territorial y Medición del trabajo. 

• De producción: 
  Elemento de soporte para dar dirección y coordinar procesos de producción en todas sus fases. Constituye un valioso auxiliar para uniformar criterios y sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación.

• De finanzas: Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización en todos sus niveles, en particular, en las áreas responsables de su captación, aplicación, conservación y control.

• De personal: Identificados también como de relaciones industriales, de reglas del empleado o de empleo, estos manuales contienen básicamente inf ormación sobre:

                                     + Prestaciones

                                     + Servicios 

                                     + Condiciones de trabajo 

• De operación: Utilizados para apoyar tareas altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.

• De sistemas: Instrumento de apoyo que reúne las bases para el funcionamiento óptimo de sistemas administrativos, computacionales, etc. de una organización.

El manual de organización.

Identificación 

Este manual debe incluir en primer término los siguientes datos:

• Logotipo de la organización.

• Nombre oficial de la organización.

• Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere). 

• Lugar y fecha de elaboración.

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

• Clave de la forma: codificación alfanumérica con la que se identifica la forma o formulario en el que se escribe el manual de organización.

• Fecha de revisión del formulario en el que se escribe el manual.

Diagramas de flujo Representación gráfica (símbolos o gráficos simplificados) de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o recorrido de una forma o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso.

Las técnicas de diagramación modernas permiten la presentación de los diagramas de flujo de procesos junto con los procedimientos escritos a manera de texto. Ayudando a una comprensión más completa de los procesos por parte de todas las áreas de la empresa, en especial del área de Sistemas de Información.

Glosario de términos: Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.

Consejos para redactar procedimientos

• Que las oraciones se escriban en tiempo futuro.
• Que los párrafos no se numeren.

Por ejemplo, las políticas pueden redactarse así:

Sólo se aceptarán pagos en cheques si estos están certificados a nombre de la empresa.

 Para la redacción de los procedimientos es recomendable:

• Que las oraciones se escriban en tiempo presente.
• Que los párrafos se numeren.
• Que se observe la correcta sintaxis de las oraciones, en cuanto al orden de sus partes principales (sujeto y predicado) y sus complementos (directo, indirecto y circunstancial).

Por ejemplo, un procedimiento se puede redactar así:

                               1. La Cajera recibe el cheque del cliente.
                               2. Revisa la firma que aparece en el cheque.
                               3. Cuenta el efectivo y lo entrega al cliente.
                               4. Cuadra los valores al final del día.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN